Aurora Alimentos agiliza comunicação com soluções em cloud da Microsoft

Office 365 traz mobilidade e autonomia para comunicação das equipes em 70 unidades da empresa

Em busca de uma solução que pudesse atender com qualidade e segurança suas 70 unidades espalhadas pelo País, a Aurora Alimentos visava melhorar o fluxo de informações internas e externas. E encontrou no Exchange Online e no Office 365, soluções da Microsoft, a possibilidade de melhorar o processo de troca de mensagens e de iniciar seu armazenamento de dados na nuvem. A adoção das soluções trouxe para a Aurora, em um curto espaço de tempo, o aumento da eficiência da gestão de dados com uma consequente redução de custos de investimento. A Aurora Alimentos é considerada uma das maiores empresas do País no ramo do Agronegócio, com 13 cooperativas filiadas, 62.346 associados e mais de 16 mil colaboradores.

Com plantas de produção em Santa Catarina, Rio Grande do Sul e Mato Grosso do Sul e unidades de venda em oito Estados do Brasil, a Aurora precisava permitir que o acesso às informações fosse facilitado e ágil para os usuários em qualquer sede da empresa. E o Exchange Online, ferramenta que armazena dados na nuvem e possibilita o acesso aos e-mails, calendário e agenda em qualquer lugar, apresenta as características para atender essas necessidades da Aurora. Ao todo, são 3.300 usuários das soluções Microsoft na empresa, sendo dois perfis diferentes de acesso: Correio e Plataforma completa. Neste segundo perfil, a solução permite acesso e manipulação de arquivos em todos os aplicativos já conhecidos do Office, tais como Word, Excel, PowerPoint e Publisher na nuvem. “Já tínhamos observado um gargalo, pois todo o nosso gerenciamento era interno, feito de forma manual e nossa operação estava no limite. Com isso estávamos programando um investimento geral de R$ 600 mil em infraestrutura entre 2013/2014, com objetivo de melhorar a governança corporativa, otimizando os custos operacionais e a solução Office 365 foi ideal para o que necessitávamos em termos de mobilidade e autonomia”, explica Claudio Cotini, gerente de informática da Aurora Alimentos.

Após analisar as opções do mercado, a Aurora escolheu as ferramentas em nuvem da Microsoft, com a ajuda da Software One, empresa parceira da Microsoft, levando em conta questões como mobilidade, segurança e a aceitação do público interno. “Já usávamos uma solução Microsoft de segurança e o nosso público estava acostumado com a interface oferecida por esses produtos. Além disso, comparando com outras opções, essa solução vem com um diferencial: as equipes podem realizar, de forma independente, auditoria nas caixas de e-mail sem depender da equipe de TI, dando autonomia para o público interno”, explica Cotini.

A implementação das soluções iniciou em dezembro de 2012, quando a Aurora, com o auxílio da Keep IT, outra empresa parceira da Microsoft, realizou uma instalação piloto em duas unidades. Com o sucesso do teste, a migração das contas começou em janeiro de 2013 e no final de fevereiro a operação foi finalizada. Cotini atribui à figura do facilitador de TI a rapidez da adesão na empresa, pois esses colaboradores das unidades da Aurora foram preparados para auxiliar na resolução de questões relacionadas ao uso de tecnologia e passaram por treinamento para auxiliar os usuários na migração e início do uso da solução Microsoft. “Também decidimos que a migração não envolveria levar para a nuvem o histórico de mensagens dos usuários, já que em muitos casos, grande parte das mensagens arquivadas não é de uso diário, então podem estar fora do novo sistema”, conta Cotini.

De acordo com o gerente de TI da Aurora, o balanço da implementação é muito favorável, pois além da economia em altos investimentos de infraestrutura, as soluções Microsoft na nuvem possibilitaram também um aumento na eficiência da equipe de TI, que não precisa mais gastar um número elevado de horas para suporte a ferramenta de e-mail, permitindo que o analista, que antes era responsável por essa questão na empresa, possa se dedicar a outras funções. “Outra vantagem se refere ao aspecto financeiro, pois em caso de novos usuários, não é preciso ajustar cada atualização junto à Microsoft. Isso somente será acertado na renovação do contrato, o que facilita o processo de expansão e negociação”, afirma o gerente de TI da Aurora.